ADVOKATFIRMAET BJERKE WANGBERG

INTERNKONTROLL FOR SALGS- OG SKJENKESTEDER

Karoline Bjerke Wangberg, 2018

Alle virksomheter som selger alkoholholdig drikk skal ha utarbeidet en internkontroll i henhold til alkoholforskriften kapittel 8. Dokumentet skal sørge for at bevillingshaverne fører kontroll med den virksomheten som drives etter bevillingsvedtak og lovverk. Loven sier ikke mye om hva denne internkontrollen skal inneholde, men setter opp noen punkter som utgjør et minimum over hva som skal inngå. Dokumentet har flere funksjoner – både som  kontrolldokument for kommunen og et nyttig verktøy for de ansatte i virksomheten. Det er en god investering av tid å lage en god og grundig internkontroll.

En internkontroll er definert som ‘systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i bevillingen, alkoholloven og i bestemmelser fastsatt i medhold av alkoholloven’, jf. alkoholforskriften § 8-2. Dette utgjør det overordnede målet med dokumentet. Internkontrollen skal videre tilpasses virksomheten og ha det omfang som anses nødvendig for å overholde regelverket i den enkelte virksomhet, jf. alkoholforskriften § 8-3. Dersom man driver en café med øl og vin på menyen, trenger man derfor ikke et like omfattende dokument som en nattklubb med flere hundre gjester per kveld.

Internkontrollen skal være aktivt i bruk ved salgs- og skjenkestedene for å ha den nytten den er ment å ha. Den skal inneholde alt det de ansatte kan tenkes å ha bruk for i sitt arbeid, og den skal også være et praktisk og lett anvendelig arbeidsverktøy i en hektisk hverdag. Det er derfor lurt å tenke nøye over hvordan internkontrollen fysisk skal utformes for å kunne fungere godt for alle formål. Det har ingen betydning for kommunen om internkontrollen er fysisk på papir eller elektronisk, men vær klar over at kommunens representanter har rett til å se den både ved kontroller og ved mer generelle tilsyn og gjennomganger.

Alkoholforskriften § 8-3 annet ledd lister opp seks viktige punkter som krever noe mer spesifisering. Det er disse punktene som i hovedsak kontrolleres når kommunen kommer på tilsyn, og som må være på plass for å ha en funksjonell og fullstendig internkontroll. I det følgende kommer noen praktiske tips til hvordan bevillingshaver, i praksis styrer og stedfortreder, oppfyller lovens krav til føring av internkontroll.

1: Virksomheten skal ha oversikt over krav i bevillingen, alkoholloven og bestemmelser fastsatt i medhold av alkoholloven som gjelder for virksomheten.

Rent praktisk betyr dette at permen skal inneholde bevillingsvedtaket som gjelder for nåværende periode, samt eventuelle endringer av vedtaket, herunder vilkår for bevillingen. I tillegg skal det være en fullstendig utskrift av alkoholloven, alkoholforskriften og ellers andre kommunale og statlige retningslinjer som kommer til anvendelse, eksempelvis alkoholpolitiske retningslinjer fra den aktuelle kommunen. Slik sørger man for at de ansatte har full tilgang til regelverket som gjelder for den enkelte bedriften.

Det er ingen ting i veien for at man kun inntar de relevante kapitlene fra lov og forskrift så lenge det som gjelder for virksomheten er komplett. Det kan også være lurt å lage egne retningslinjer for salg / skjenking som inntas i dokumentet; en kortfattet veileder eller punktvis liste over hva som er særlig viktig.

2: Virksomheten skal sørge for at ansatte i virksomheten har tilstrekkelige kunnskaper og kompetanse til å overholde kravene til virksomheten, herunder kravene til internkontroll.
Her anbefales å ha strenge rutiner for opplæring av de ansatte, og også jevnlig oppdatering i regelverket som gjelder. Alle ansatte kan for eksempel kvittere på at de har satt seg inn i alkoholloven og –forskriften, bevillingsvedtak og  alkoholpolitiske retningslinjer med jevne mellomrom, eksempelvis halvårlig oppdatering. Slik sikrer man at de ansatte er bevisst ansvaret som følger med salg og skjenking av alkoholholdig drikk, samt at de er oppdatert på det konkrete regelverket. Enkelte salgs- og skjenkesteder innfører obligatorisk kunnskapsprøve før de ansatte får selge / skjenke alkohol. Dette er ikke et nødvendig krav etter lovverket, men er absolutt et svært godt tiltak for å overholde kompetansekravet for de ansatte.

3: Virksomheten skal ha oversikt over hvordan virksomheten er organisert og hvordan oppgaver og ansvar er fordelt.
Under dette punktet anbefaler jeg å ha et enkelt organisasjonskart over virksomheten, herunder hvem som har hvilket ansvar innad i bedriften. Før opp styrer, stedfortreder og eventuelt alternative ansvarshavende med kontaktinformasjon. Det skal være enkelt for de ansatte å få tak i styrer og stedfortreder ved behov dersom vedkommende ikke er fysisk til stede. Tilsvarende gjelder for de som har ansvar for personalet, dørvakter, barpersonale mv. Dersom det er en stor virksomhet, vil det være tilstrekkelig med de som er ansvarlige for den enkelte avdeling. Uavhengig av størrelse må det alltid være klart hvem som har det overordnede praktiske ansvaret for salg / skjenking til enhver tid.

4: Virksomheten skal ha rutiner for å sikre overholdelse av krav i bevillingen, alkoholloven og bestemmelser fastsatt i medhold av alkoholloven som gjelder for virksomheten.
Dette er virksomhetens egne rutiner basert på virksomhetens egne risikovurderinger av egen bedrift. Risikovurderinger kan være alt fra fare for berusede personer å falle i nærliggende vann, dårlig belysning for dørvaktene, ‘kriker og kroker’ som er vanskelig for de ansatte å observere, mange mindreårige i området kveldstid mv. Det er viktig å ta med de ansatte på disse vurderingene, både fordi de kan ha andre erfaringer enn den som lager selve internkontrolldokumentet, men også fordi de får en følelse av eierskap til arbeidet som blir gjort.

5: Virksomheten skal ha rutiner for å forebygge, avdekke og rette opp avvik.
Avviksskjema må være tilgjengelig, og det må være rutiner for å følge opp fortløpende. De ansatte må ha instrukser på hvordan man fyller ut avviksskjemaene og hvordan de leveres. Den som skal behandle avvikene må ha klare rutiner på oppfølging og implementering av korrigering av rutiner, personalsamtaler og oppfølging generelt slik at alle avvik tas der de hører hjemme.

6: Virksomheten skal foreta systematisk og regelmessig gjennomgang av internkontrollen.
Internkontrolldokumentet bør gjennomgås årlig slik at man luker ut eventuelt utdatert regelverk, får kontrollert gyldigheten av vedtakene og selvsagt undersøkt om alle de ansatte er oppdatert på dokumentets innhold. Det bør også være rutiner for kvittering når internkontrollen er gjennomgått, og dokumentasjon av hvilke endringer som eventuelt er gjort.